Mata Kuliah Perilaku Organisasi (STMIK PRABUMULIH)

ORGANISASI DAN KOMUNIKASI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari atasan danbawahannya.

Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan atau berita ke beberapa orang. Dikarenakan komunikasi melibatkan seorang pengirim dan menerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima. Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia karena manusia adalah makhluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses komunikasi juga terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.

Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan non verbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi non verbal atau bahasa(gerak) tubuh.Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan dan mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbal balik antara pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yg mutualisme antara keduanya

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiranpesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antar  pribadi dan komunikasi kelompok.

Karena pentingnya komunikasi yang timbal balik diantara manajer dan pengikut yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Maka penulis tertarik untuk membahas bab komunikasi dan organisasi lebih lanjut.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1.      Apa yang dimaksud komunikasi dalam organisasi ?

2.      Apa saja sifat-sifat komunikasi?

3.      Apa saja tujuan komunikasi dalam organisasi?

4.      Apa itu Komunikasi Lintas Budaya?

5.      Apa saja jenis-jenis Komunikasi?

6.      Bagaimana proses komunikasi?

7.      Bagaimana pemrosesan informasi elektronik dan telekomunikasi?

8.      Apa yang dimaksud dengan jaringan komunikasi?

9.      Bagaimana jaringan kelompok kecil?

10.  Bagaimana jaringan komunikasi organisasi?

11.  Bagaimana mengolah komunikasi?

12.  Bagaimana cara meningkatkan komunikasi organisasi?

13.  Apa saja factor-faktor oragnisasi dalam komunikasi?

1.3 TUJUAN PENULISAN

1.      Menjelaskan yang dimaksud komunikasi dalam organisasi.

2.      Menyebutkan sifat-sifat komunikasi.

3.      Mengetahui tujuan dari komunikasi organisasi.

4.      Menjelaskan komunikasi lintas budaya.

5.      Menyebutkan jenis-jenis komunikasi.

6.      Menjelaskan proses komunikasi.

7.      Menjelaskan pemrosesan informasi elektronik dan telekomunikasi.

8.      Mengeatahui apa itu jaringan komunikasi.

9.      Menjelaskan jaringan kelompok kecil.

10.  Menjabarkan jaringan komunikasi organisasi.

11.  Menjelaskan mengolah komunikasi.

12.  Mengetahui cara meningkatkan komunikasi organisasi.

13.  Menyebutkan faktor-faktor oragnisasi dalam komunikasi.

BAB II

KAJIAN TEORI

2.1 KOMUNIKASI

Komunikasi atau dalam bahasa Inggris disebut Communication berasal dari bahasa Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang artinya "membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih". Dalam pengertian secara khusus mengenai komunikasi itu sendiri menurut Hovland Komunikasi adalah “proses mengubah perilaku orang lain”. Banyak ahli di dunia juga memberikan sumbangan pemikiran tentang komunikasi. Menurut Harorl D. Lasswell, Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yg menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan akibat apa atau hasil apa.

 Sedangkan menurut Edward Depari (Widjaja,2000) menyatakan bahwa, “Komunikasi adalah proses penyampaian gagasan, harapan, dan pesan yang disampaikan melalui lambang-lambang tertentu, mengandung arti, dilakukan oleh penyampai pesan ditunjukkan kepada penerima pesan dengan maksud mencapai kebersamaan (Commons).

Menurut Tappen (1995) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu pertukaran pikiran, perasaan, pendapat dan pemberian nasihat yang terjadi antara dua orang atau lebih yang bekerjasama. Komunikasi juga merupakan suatu seni untuk dapat menyusun dan menghantarkan suatu pesan dengan cara yang gampang sehingga orang lain dapat mengerti dan menerima.

Dari beberapa defenisi diatas secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi merupakan proses pengiriman atau pertukaran pesan (stimulus, signal, simbol atau informasi) baik dalam bentuk verbal maupun non-verbal dari pengirim kepada komunikan) dengan tujuan adanya perubahan, baik dalam aspek kognitif, afektif maupun psikomotorik dan behaviora.

2.2 ORGANISASI

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.  Sedangkan James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama..

Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Lalu Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikan bahwa organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua  orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.

Dari beberapa pengertian tentang organisasi diatas dapat disimpulkan bahwa, organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

3.2 SIFAT ORGANISASI

Komunikasi organisasi merupakan sebuah sistem yang dibangun sebuah kelompok yang bekerjasama dan memiliki tujuan yang sama. Komunikasi itu bersifat timbal balik dan baik langsung maupun tidak langsung. Komunikasi organisasi bersifat berjenjang kepangkatan dan terikat pada pembagian tugas.

3.3 TUJUAN KOMUNIKASI

Secara umum komunikasi memiliki tujuan, yaitu:

1.      Supaya pesan yang disampaikan komunikator dapat dimengerti oleh komunikan.

2.      Memahami orang lain.

3.      Supaya gagasan dapat diterima orang lain.

4.      Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu. .

Secara singkat dapat dikatakan bahwa tujuan komunikasi adalah mengharapkan pengertian, dukungan, gagasan, dan tindakan komunikator dapat diterima oleh orang lain (Komunikan).

Menurut Hewitt ( 1981 ) , tujuan komunikasi dapat dijabarkan sebagai berikut: 

1.      Mendalami atau mengajarkan sesuatu.

2.      Mempengaruhi perilaku seseorang Mengungkapkan perasaan.

3.      Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain.

4.      Berhubungan dengan orang lain.

5.      Menyelesaian suatu  permasalahan atau persoalan.

6.      Mencapai suatu  tujuan.

7.      Menurunkan ketegangan dan menyelesaikan konflik.

8.      Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orng lain.

Secara khusus komunikasi bertujuan untuk :

1.      Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan 

2.      Menyusun rencana untuk menyelesaiakan tujuan 

3.      Mengorganisasi SDM serta sumber daya lainnya secara efekti dan efisisen. 

4.      Menyeleksi , mengembangkan dan menilai anggota organisasi. 

5.      Memimpin , mengarahkan , memotivasi dan menciptakan iklim yang memunculkan keinginan untuk memberikan kontribusi, dan

6.      Mengendalikan prestasi.

           

3.4 KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

Komunikasi lintas budaya  merupakan bentuk komunikasi yang bertujuan untuk saling berbagi informasi di berbagai budaya dan kelompok sosial. Hal ini digunakan untuk menggambarkan berbagai proses komunikasi dan masalah-masalah yang secara alami muncul dalam suatu organisasi atau konteks sosial yang terdiri dari individu-individu dari berbagai agama, sosial, etnis, dan latar belakang pendidikan. Komunikasi lintas budaya  secara sinonim kadang kadang digunakan dengan komunikasi antar-budaya.

Dalam hal ini berusaha untuk memahami bagaimana orang-orang dari negara dan tindakan budaya yang berbeda, berkomunikasi dan memahami dunia di sekitar mereka. Banyak orang di komunikasi bisnis lintas budaya yang berpendapat bahwa budaya menentukan bagaimana orang menyandi pesan, apa yang sedang mereka pilih untuk transmisi mereka, dan cara pesan ditafsirkan.

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain.

Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Akulturasi dan penyesuaian

1.      Akulturasi komunikasi

Teori ini mencoba untuk menggambarkan dimana "adaptasi antar budaya sebagai upaya kolaboratif  orang asing dan penerimaan lingkungan terlibat dalam upaya bersama.

2.      Kegelisahan /  ketidakpastian

Ketika orang asing berkomunikasi dengan orang lokal, mereka mengalami ketidakpastian dan kecemasan. Orang asing perlu untuk mengelola ketidakpastian serta kecemasan mereka dalam rangka untuk dapat secara efektif berkomunikasi  dengan orang lokal dan kemudian mencoba untuk mengembangkan prediksi-prediksi akurat dan penjelasan-penjelasan untuk perilaku orang-orang lokal.

3.      Asimilasi, penyimpangan, dan kondisi keterasingan

Asimilasi dan adaptasi adalah hasil yang tidak permanen dari proses adopsi; sebaliknya, mereka adalah hasil sementara dari proses komunikasi antara orang lokal dan imigran. "Keterasingan atau asimilasi dalam kelompok atau individu, adalah hasil dari hubungan antara perilaku menyimpang dan lalai dalam komunikasi.

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

 

Masalah yang akan dihadapi di komunikasi lintas budaya

1.      Kompetensi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya kompeten ketika ia menyelesaikan tujuan dengan cara yang sesuai dengan konteks dan hubungan. Komunikasi lintas budaya menjadi kebutuhan untuk menjembatani dikotomi antara kesesuaian dan efektivitas yang tepat pada sarana komunikasi lintas budaya dan mengarah  ke 15% penurunan miskomunikasi.

2.      Kesesuaian. Menghargai aturan-aturan, norma-norma, dan harapan dari hubungan tidak dilanggar secara signifikan

3.      Efektivitas. Menghargai tujuan atau imbalan (relatif terhadap biaya dan alternatif) yang dicapai.

3.5 JENIS-JENIS KOMUNIKASI

1.      Komunikasi berdasarkan Penyampaian

Pada umumnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain karena manusia tidak hanya makhluk individu tetapi juga makhluk sosial yang selalu mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang terampil berkomunikasi, oleh sebab itu dibutuhkan beberapa cara dalam menyampaikan informasi.

Berdasarkan cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi 2 ( dua ) yaitu :

a. Komunikasi verbal ( Lisan )

1.       Yang terjadi secara langsung serta tidak dibatasi oleh jarak , dimana kedua belah pihak dapat bertatap muka. Contohnya dialog dua orang.

2.       Yang terjadi secara tidak langsung akibat dibatasi oleh jarak. contohnya komunikasi lewat telepon.

b. Komunikasi nonverbal ( Tertulis )

1. Naskah , yang biasanya digunakan untuk menyampaikan kabar yang bersifat kompleks.
2. Gambar dan foto akibat tidak bisa dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

2.      Komunikasi berdasarkan Prilaku

Komunikasi bedasarkan prilaku dapat dibedakan menjadi :

1. Komunikasi Formal , yaitu komunikasi yang terjadi diantara organisasi atau perusahaan yang tata caranya sudah diatur dalam struktur organisasinya. Contohnya seminar.
2. Komunikasi Informal , yaitu komunikasi yang terjadi pada sebuah organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi serta tidak mendapat kesaksian resmi yang mungkin tidak berpengaruh kepada kepentingan organisasi atau perusahaan. Contohnya kabar burung , desas-desus, dan sebagainya.
3. Komunikasi Nonformal , yaitu komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal , yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut. Contohnya rapat mengenai ulang tahun perusahaan.

3.      Komunikasi berdasarkan kelangsungannya

Berdasarkan kelangsungannya, komunikasi dibedakan menjadi:

a.       Komunikasi langsung yaitu proses komunikasi yang dilakukan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga atau media komunikasi yang ada dan tidak

b.      Komunikasi tidak langsung yaitu proses komunikasi dengan batuan pihak ketiga atau batuan alat-alat media komunikasi.

4.      Komunikasi berdasarkan maksud

Komunikasi berdasarkan maksud terdiri dari:

1. Berpidato
2. Member ceramah
3. Wawancara
4. Memberikan intruksi atau tugas

Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator dan kemampuan komunikator menjadi hal penentu kesuksesan proses komunikasi.

5.      Komunikasi berdasarkan ruang lingkup

a.       Komunikasi internal

Dibedakan menjadi tiga macam yaitu:

1.      Komunikasi vertical adalah komunikasi dalam bentuk komunikasi pemimpin kepada anggota seperti teguran, perintah, pujian dan sebagainya.

2.      Komunikasi Horizontal adalah komunikasi yang terjadi dalam runag lingkup organisasi diantara orang-orang yang memiliki kedudukan yang sama.

3.      Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang terjadi dalam runag lingkup organisasi diantara orang-orang yang memiliki kedudukan yang tidak sama namun tidak dalam jalur vertical.

b.      Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang terjadi antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahaan tersebut. Komunikasi eksternal yang dimaksudkan untuk memperoleh pengertian, kepercayaan, batuan, dan kerjasama dengan masyarakat. Komunikasi dengan pihak luar bisa terbentuk dengan melakukan eksposisi, pameran, promosi, iklan di televise, dan sebagainya.

6.      komunikasi berdasar jumlah yang berkomunikasi

komunikasi berdasarkan jumlah dibedakan menjadi:

1. Komunikasi Perseorangan
2. Komunikasi kelompok

7.      Komunikasi berdasarkan peranan individu

Dalam komunikasi peranan individu sangat mempengaruhi proses komunikasi. Berikut adalah macam-macam komunikasi berdasarkan peranan individu:

1. Komunikasi antar individu dengan individu yang lainnya yang terjadi secara formal maupun informal.
2. Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih luas.
3. Komunikasi antar individu dengan kelompok.

8.      Komunikasi berdasarkan jaringan kerja

Komunikasi jaringan kerja dibedakan menjadi:

1. Komunikasi jaringan kerja rantai merupakan komunikasi yang melibatkan saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando sihingga mengikuti pola komunikasi formal.
2. Komunikasi jarinagn lingkaran.
3. Komunikasi jaringan bintang.

9.      Komunikasi berdasarkan ajaran komunikasi

Komunikasi berdasarkan ajaran komunikasi dibedakan:

1.      Komunikasi satu arah yaitu komunikasi yang berjalan satu pihak saja.

2.      Komunikasi dua arah yaitu komunikasi yang bersifat timbal balik.

3.      Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang terjadi antara pengikut dan pemimpin.

4.      Komunikasi ke bawah yaitu komunikasi dari pempinan terhadap pengikut.

5.      Komunikasi ke samping yaitu komunikasi yang terjadi diantara orang-orang yang memiliki kedudukan yang sejajar.

3.6 PROSES KOMUNIKASI

1.      Pengirim(Sender=Sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentinga mengkomunikasikan kepada orang lain.

2.      Pengodean (Encoding) adalah pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.

3.      Pesan (Massage), pesan dapat dalam segala bentuk biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.

4.      Saluran (Chanel) adalah cara mentrasmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.

5.      Penerima (Recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.

6.      Pendekodean (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.

7.      Umpan balik (Feedback) adalah pembalikan dari proses komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan.

3.7 PEMROSESAN INFORMASI ELEKTRONIK DAN TELEKOMUNIKASI

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik. Pengertian Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan 'telekomunikasi' bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

1.       Komunikasi Satu Arah (Simplex). Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh :Pager, televisi, dan radio.

2.       Komunikasi Dua Arah (Duplex). Dalam komunikasi dua arah (Duplex) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : Telepon dan VOIP.

3.       Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex). Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex)pengirim dan penerima informsi berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan. Contoh :Handy Talkie, FAX, dan Chat Room

Untuk bisa melakukan telekomunikasi, ada beberapa komponen untuk mendukungnya yaitu :

1.       Informasi : merupakan data yang dikirim/diterima seperti suara, gambar, file, tulisan

2.       Pengirim : mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim

3.       Media transmisi : alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (dimodulasi) dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang elektromagnetik dan dipancarkan dengan alat bernama Antena, agar dapat terkirim jarak jauh.

4.       Penerima : menerima sinyal elektromagnetik kemudian digubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan yang dikirimkan.

Dalam mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim, ada dua cara pengiriman yang dipakai.

5.       Pertama adalah sinyal analog, mengubah bentuk informasi ke sinyal analog di mana sinyal berbentuk gelombang listrik yang kontinue (terus menerus) kemudian dikirim oleh media transmisi.

6.       Kedua adalah sinyal digital, di mana setelah informasi diubah menjadi sinyal analog kemudian diubah lagi menjadi sinyal yang terputus-putus (discrete). Sinyal yang terputus-putus dikodekan dalam sinyal digital yaitu sinyal "0" dan "1".

7.       Dalam pengiriman sinyal melalui media transmisi, sinyal analog mudah terkena gangguan terutama gangguan induksi dan cuaca, sehingga di sisi penerima sinyal tersebut terdegradasi. Sementara untuk sinyal digital tahan terhadap gangguan induksi dan cuaca, selama gangguan tidak melebih batasan yang diterima, sinyal masih diterima dalam kualitas yang sama dengan pengiriman.

3.8 Jaringan Komunikasi

Jaringan komunikasi adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orng ke orang lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua perspektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumberdaya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jarngan komunikasi. Jaringan komunikasi ini kemudian merupakan sistim komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang keorang lainnya. Kedua, jaringan komunikasi ini bias dipandang sebagai struktur yang diformalkan yang diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.

a.       Jaringan Komunikasi Formal

Jaringan komunikasi formal adalah pesan yang mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi atau organisasi atau oleh fungsi pekerjaan. Pesan dalam jaringan komunikasi formal biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah keatas atau dari tingkat yang sama atau secara horizontal. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi yaitu :

1.        “Downward Communication” atau komunikasi kepada bawahan.

2.        “Upward Communication” atau komunikasi kepada atasan.

3.        “Horizontal Communication” atau komunikasi horizontal.

1.      Komunikasi Kebawah 

Komunikasi kebawah menunjukan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi kebawah digunakan untuk menyampaikan pesan pesan yang biasanya berkenaan dengan tugas tugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.

2.      Komunikasi keatas

Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan.

3.      Kominikasi Horizontal

Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan di antara orang orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi.

4.      Jaringan Komunikasi Informal

Jaringan komunikasi informal adalah Informasi yang  mengalir ke atas ke bawah ataupun secara horizontal. Tanpa memperhatikan hubungan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit. Karena komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi di antara orang orang dan mengalir keseluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan.

Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas desus (grapevine) atau kabar angin. Informasi yang mengalir dalam jaringan grapevine ini, kelihatannya berubah ubah dan tersembunyi. Dalam istilah komunikasi grapevine dikatakan sebagai metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui jaringan komunikasi formal. Komunikasi informal cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang dan kejadia kejadian yang tidak mengalir secara resmi. Informasi yang diperoleh dari desas desus adalah yang berkenaan dengan apa yang didengar atau apa yang dikatakan orang dan bukan apa yang diumumkan oleh orang yang berkuasa.

3.9 JARINGAN KELOMPOK KECIL

Di dalam organissi juga sering di temui adanya komunikasi dalam kelompok-kelompok kecil,seperti dalam rapat-rapat,konferensi dan komunikasi dalam kelompok kerja.Menurut Tillman kelompok adalah bagian integral dari semua organisasi rata-rata anggota pimpinan tingkat menengah dan atas menghabiskan seperempat atau sepertiga dari waktu kerja mereka sehari-hari untuk berdiskusi.

1.      Pengertian Komunikasi Kelompok Kecil

          Menurut shaw kelompok kecil adalah suatu kumpulan individu yang dapat mempengaruhi satu sama lain ,memperoleh beberapa kepuasan satu sama lain ,berinteraksi untuk beberapa tujuan ,mengambil peranan terikat satu sama lain dan berkomunikasi tatap muka.

2.      Tujuan Komunikasi Kelompok Kecil

     Tujuan ini di bagi menjadi dua kategori yaitu untuk tujuan personal dan tujuan yang berhubungan dengan tugas.

a.       Tujuan personal

Alasan orang untuk mengikuti kelompok dapat di bedakan empat kategori utama yaitu untuk hubungan sosial,penyaluran,kelompok terapi dan belajar.

b.      Tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan

Komunikasi kelompok kecil sering di gunakan untuk menyelesaikan dua tugas umum yaitu pembuatan keputusan dan pemecahan masalah.

3.Kelompok kecil sebagai satu system

Masukan. Merupakan materi mentah dalam kelompok kecil seperti orang informasi yang di gunakan kelompok untuk berinteraksi orang atau anggota kelompok adalah masukan karena tiap orang dalam kelompok membawa kualitas tertentu seperti kepribadian ,umum.kesehatan.pengetahuan,sikap,nilai,dan kemampuan memecahkan masalah.seperti kita ketahui system bersifat terbuka atau tertutup tergantung pada tingkat komunikasi dengan lingkunganya.

4.Karakteristik Kelompok Kecil

a.       Mempermudah pertemuan ramah tanah.bukti menunjukan bahwa bila orang datang bersama-sama mereka cenderung untuk berlomba.perlomban itu mempunyai tipe ,tidak ada yang menang atau yang kalah tetapi mempunyai konotasi yang sama.

b.       Personality kelompok.bila sekelompok orang datang bersama mereka membentuk identitas mereka sendiri yang menjadikan personaliti kelompok.

c.       Kekompakan yaitu daya tarikan

d.      Komitmen terhadap tugas.aktivitas individu lainnya dalam kelompok yand dekat hubunganya dengan komitmen adalah motivsi.

e.       Besarnya kelompok.

f.        Norma kelompok.norma kelompok adalah aturan dan pedoman yang di gunakan oleh kelompok itu sendiri maupun beberapa faktor eksternal di luar kelompok.

g.       Saling tergantung satu sama lain.karakteristik yang paling penting adalah anggota kelompok tergantung satu sama lain.untuk beberapa tingkatan tertentu.

5.Variabel Kunci Kelompok Kecil

       Ada beberapa faktor yang mempengaruhi komunikasi kelompok kecil di antaranya adalah variabel yang berhubungan dengan input kelompok dan  proes transformasi kelompok.beberapa di antara faktor kunci tersebut akan di bicarakan pada bagian berikut ini.

a.       peranan berdasarkan fungsi

Para peneliti kelompok tang dinamis mengidentifikasikan dua peranan utama dari anggota kelompok yaiyu peranan tugas dan peranan untuk pemeliharaan.

Brune dan Sheats merinci tugas dalam komunikasi kelompk yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan.

b.      TINGKAH LAKU TUGAS

1.      Mengambil inisiatif seperti menentukan apakah masalah yang akan di bahas menentukan aturan dalam komunikasi kelompok dan mengembangkan ide.

2.      Memberikan dan mencarikan informasi misalnya bertanya atau memberikan pendapat

3.      Mencari dan memberikan pendapat seperti bertanya dan memberikan pendapat

4.      Mengelaborasi dan menjelaskan seperti memberikan informasi tambahan tentang saran dan ide tertentu.

5.      Orientasi dan ringkasan seperti meninjau kembali pokok-pokok penting dalam usaha memberikan pengarahan atau bimbingan dalam diskusi

6.      Mentes konsesus misalnya mencek apakah kelompok sudah siap untuk membuat keputusan

c.  TINGKAH LAKU PEMELIHARAAN

1.      Mengharmoniskan kelompok seperti menyelesaikan perbedaan dan mengurangi ketegangan komunikasi kelomopok, kadang-kadang dengan membuat humor.

2.      Mencari jalan tengah,seperti menawarkan jalan tengah pada isu atau perubahanposisi

3.      Memberikan sokongan  .dan semangat seperi menghargai ,setuju,menerima  kontribusi yang lain.

4.      Menjaga lalu lintas komunikasi seperti ,mempermudah interaksi di antara anggota.

5.      Menentukan sandar dan tes seperti pengecekan kemajuan kelompok,perasaan orang,norma kelompok,kesukaran jalannya komunikasi kelompok.

3.10 JARINGAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Setiap sistem komunikasi organisasi adalah jumlah dari kelompok subsistem, akan bermanfaat untuk mengetahui sesuatu tentang empat subsistem komunikasi utama. Jaringan komunikasi fungsional organisasi adalah: Jaringan regulasi, jaringan inovatif, integratif (maintenance) jaringan, dan-informatif-edukatif jaringan. Masing-masing jaringan ini terkait dengan satu atau lebih tujuan organisasi (yaitu, kesesuaian, addictiveness, moral, dan pelembagaan).

Jaringan komunikasi regulatif berkaitan dengan tujuan organisasi mengamankan kesesuaian dengan rencana. untuk menjamin produktivitas. Hal ini berkaitan dengan kontrol. Pesanan, dan bentuk lain dari arah dan umpan balik antara bawahan dan atasan dalam kegiatan tugas terkait. Contoh komunikasi regulatif adalah pernyataan kebijakan, prosedur, dan aturan.

Jaringan komunikasi yang inovatif berusaha untuk menjamin kemampuan beradaptasi suatu organisasi dengan variatifnya pengaruh internal dan eksternal (teknologi, sosiologis, pendidikan, Ekonomi, politik) dan sebagainya memberikan kontribusi untuk terus produktif dan efektif. Hal ini berkaitan dengan pemecahan masalah, adaptasi terhadap perubahan, dan strategi dan pelaksanaan pengolahan ide baru. Beberapa contoh adalah sistem saran dan pertemuan pemecahan masalah partisipatif.

Jaringan komunikasi Integratif (maintenance) adalah berhubungan dengan perasaan untuk diri, rekan, dan pekerjaan, dan secara langsung berkaitan dengan tujuan organisasi semangat kerja karyawan. Hal ini secara tidak langsung terkait dengan pelembagaan, yang melibatkan penerimaan organisasi dengan nonanggota seperti masyarakat dan pemerintah unit. Hal ini dimanifestasikan dengan perilaku yang mendukung dan mempertahankan diri yang berkisar dari desas-desus dan status simbol informal untuk penghargaan dan unsur-unsur realisasi diri dan manusia-pemenuhan sangat terlihat. Beberapa contoh adalah selentingan, pujian dari atasan, dan promosi.

Alat bantu jaringan komunikasi informatif-edukatif dalam mengamankan tujuan organisasi kesesuaian, kemampuan beradaptasi, moral, dan pelembagaan, dan dengan demikian bekerja untuk produktivitas dan efektivitas tingkat yang lebih tinggi. Hal ini berkaitan dengan mendapatkan dan memberikan informasi tidak terkait dengan jaringan komunikasi lainnya, dan termasuk instruksi yang memungkinkan bawahan untuk benar melaksanakan persyaratan kerja, misalnya pemberitahuan papan buletin, publikasi perusahaan, dan kegiatan pelatihan.

Masing-masing jaringan ini terdiri dari kebijakan komunikasi tertentu, dan tujuan organisasi menentukan tujuan jaringan komunikasi khusus. Dengan demikian, seperti yang kita lihat di bagian sebelumnya. manajer yang membangun jaringan informasi yang dikelola akan lebih mampu.

   3.11 MENGOLAH KOMUNIKASI

Proses pengelolaan pesan komunikasi

1.       Proses Pengelolaan Pesan Proses pengelolaan sumberdaya komunikasi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas pertukaran pesan yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi (individual, organisasional, govermental, sosial, atau internasional).Mengacu pada pengertian tentang bagaimana orang mengelola proses komunikasi melalui konstruksi makna tentang hubungan mereka dengan orang lain dalam situasi yang beragam. Memberikan arah bagaimana orang bekerja dalam berbagai konteks dapat berkomunikasi secara efektif, efisien dan produktif. Ada 2 model dalam penyusunan pesan, yakni penyusunan pesan yang bersifat informatif dan penyusunan bersifat persuasif. Pengelolaan Informatif Model penyusunan pesan yang bersifat informatif lebih banyak ditujukan pada perluasan wawasan dan kesadaran khalayak. Prosesnya lebih banyak bersifat difusi, sederhana, jelas dan tidak banyak menggunakan jargon yang kurang populer di kalangan masyarakat. Model pemrosesan informatif ditekankan pada pengambilan, penguasaan, dan pemrosesan informasi.Pemrosesan Informasi merujuk pada cara mengumpulkan/menerima stimuli dari lingkungan, mengorganisasi data, memecahkan masalah, menemukan konsep, dan menggunakan simbol verbal dan visual. Ada 4 macam penyusunan pesan bersifat informatif: 1. Space Order Penyusunan pesan yang melihat kondisi tempat atau ruang, seperti: Internasional, Nasional dan Daerah. 2. Time Order Penyusunan pesan berdasarkan waktu atau periode yang disusun secara kronologis. 3. Deductive Order

2.      Penyusunan pesan mulai dari hal-hal yang bersifat umum kepada yang khusus, misalnya: Penyusunan GBHN 4. Inductive Order Kebalikan dari Deductive Order, Penyusunan pesan yang dimulai dari hal-hal khusus kepada yang bersifat umum. Model penyusunan pesan informatif biasanya banyak dilakukan dalam penulisan berita dan artikel oleh para wartawan dengan memakai model piramida terbalik. Dalam penulisan berita model straight news, penyampaian pesan bergerak dari yang sangat penting kepada yang kurang penting dengan menjawab 5W+1H. 2. Pengelolaan pesan bersifat persuasif Model pengelolaan pesan yang bersifat persuasif memiliki tujuan untuk mengubah persepsi, sikap dan pendapat khalayak. Oleh karena itu penyusunan pesan yang bersifat persuasif mrmiliki sebuah proposisi. Proposisi disini ialah apa yang dikehendaki sember terhadap penerima sebagai hasil pesan yang disampaikannya, artinya setiap pesan yang dibuat diinginkan adanya peruibahan. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam penyusunan pesan yang memakai teknik persuasi, antara lain: a. Fear Appeal Metode penyusunan atau penyampaian pesan dengan menimbulkan rasa ketakutan pada khalayak b. Emotional Appeal Cara penyusunan atau penyampaian pesan dengan berusaha menggugah emosional khalayak. Bentuk lain dari emotional appeal ialah propoganda. c. Reward Appeal Cara penyusunan atau penyampaian pesan dengan menawarkan janji-janji pada khalayak. Mengenai metode reward appeal, Heilman dan Garner (1975) dalam risetnya menemukan bahwa khalayak cenderung menerima pesan atau ide yang penuh janji-janji daripada pesan yang disertai ancaman.

3.      Motivational Appeal Teknik penyusunan atau penyampaian pesan yang dibuat bukan karena janji-janji, tetapi disusun untuk menumbuhkan internal psikologis khalayak sehingga mereka dapat mengikuti pesan-pesan itu. e. Humorious Appeal Teknik penyusunan atau penyampaian pesan yang disertai dengan gaya humor, sehingga dalam penerimaan pesan khalayak tidak merasa jenuh. Pesan yang disertai humor mudah diterima, enak dan menyegarkan tetapi diusahakan jangan sampai terjadi humor yang lebih dominan daripada materi yang ingin disampaikan.

3.12 CARA MENINGKATKAN KOMUNIKASI ORGANISASI

1.    Pentingnya Komunikasi yang Efektif dari Seorang Pemimpin Organisasi

Kepemimpinan yang berhasil mempengaruhi orang lain sangat ditentukan oleh keterampilan dan kemampuan menjalankan fungi komunikasi secara baik karenanya komunikasi yang baik dan menjadi efektif akan ditentukan pula oleh kepercayaan dan keyakinan seorang pemimpin dalam memimpin untuk mempengaruhi bawahan. Keyakinan dan kepercayaan hanya dapat terbentuk apabila pemimpin menyadari suatu lingkungan yang harmonis antara pimpinan dengan para bawahannya yang dapat benar-benar berkomunikasi dengan baik yang sejalan dengan makna fungsi komunikasi.

Komunikasi yang efektif dari seorang pemimpin sangatlah penting karena akan mempengaruhi kinerja anggota dalam mencapai tujuan organisasi, hal ini dikarenakan tiga alasan utama, yaitu:

a.     Komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan.

b.     Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membuat pemimpin menggunakan berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari organisasi.

c.     Kenyataan bahwa pemimpin banyak menghabiskan waktunya untuk berkomunikasi. Jarang sekali kita menjumpai pemimpin sendirian di mejanya berpikir, membuat rencana, atau mempertimbangkan berbagai alternatif.

d.     Pemimpin merupakan ujung tombak pencapaian visi dan misi suatu organisasi. Jika pemimpin tidak dapat berkomunikasi dengan efektif maka akan terjadi kekacauan.

2. Strategi Meningkatkan Komunikasi yang Efektif

Komunikasi efektif dapat dilakukan oleh setiap orang. Jika ada yang merasa tidak mampu, hal ini lebih karena masalah kebiasaan saja. Melatih orang berkomunikasi sederhana secara efektif bisa dilakukan dengan langsung pada prakteknya. Walaupun sepintas sepele, hal ini dapat membantu setiap individu untuk mencapai sebuah kesuksesan baik di dalam kehidupan pribadinya maupun dalam kehidupan karirnya.

Untuk dapat melakukan komunikasi efektif, sebuah sumber menyatakan ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan yaitu menganalisa, menyalahkan, menghakimi, menasehati, dan menginterogasi.

Yang tak kalah pentingnya dalam melakukan komunikasi efektif adalah keterampilan mendengarkan dan bertanya. Dalam proses berkomunikasi, seseorang harus mampu mendengarkan dan memahaminya dengan baik. Kemudian mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang saling memiliki keterkaitan dan mengarah pada suatu solusi. Sehingga tujuan utama dalam komunikasi yang efektif adalah sebuah win-win solution. Tak ada satupun orang yang mau disalahkan. Inilah konsep dasar dari komunikasi efektif.

Tak elok rasanya bila dalam berkomunikasi, satu pihak terus-terusan berbicara, sementara pihak lainnya terus-terusan mendengarkan. Sehingga tidak terjadi komunikasi dua arah. Komunikasi efektif atau dalam beberapa kasus sering diartikan sebagai diplomasi, perlu dilakukan untuk dapat membangun sebuah kesamaan keinginan dari sebuah informasi yang disajikan. Sehingga tujuan yang ingin diraih dapat dicapai secara bersama-sama.

Ketika anda ingin berkomunikasi dengan orang lain, lakukanlah dengan efektif. Dalam kondisi apapun disarankan agar anda selalu dapat melakukan komunikasi secara efektif. Contoh sederhana, lihatlah orang yang akan diajak bicara sudah siap atau belum menerima informasi atau pertanyaan dari kita. Kalau belum, tunggulah dulu sampai benar-benar dia siap. Dengan berkomunikasi efektif kita dapat menunjukan kepribadian yang berkarakter positif dan membuka diri untuk selalu tumbuh dan berkembang menuju kesuksesan secara bersama-sama.

Perbedaan antara komunikasi efektif dan tidak efektif dapat dilacak sampai seberapa jauh pihak-pihak yang berkomunikasi menangani empat aspek proses komunikasi:

1.   Perbedaan persepsi

Ini adalah salah satu hambatan komunikasi yang umum dijumpai. Orang yang mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman berbeda sering menerima fenomena sama dari perspektif yang berbeda. Seandainya seorang supervisor baru memuji seorang karyawan atas kerja yang efisisen dan bermutu tinggi. Supervisor itu benar-benar menghargai usaha karyawan tadi dan pada saat yang sama ingin mendorong karyawan yang lain untuk meniru contoh tersebut. Akan tetapi, orang lain mungkin menganggap karyawan tadi membedakan diri untuk dipuji sebagai tanda dia telah menjilat pimpinan. Mereka mungkin bereaksi dengan menggoda atau menunjukkan permusuhan secara terbuka. Persepsi individu mengenai komunikasi yang sama dapat berbeda secara radikal.

Cara untuk mengatasi perbedaan persepsi adalah pesan harus dijelaskan sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan pengalaman berbeda. Kalau mungkin, kita harus mempelajari mengenai latar belakang mereka yang akan berkomunikasi dengan kita.

2.   Emosi

Reaksi emosional marah, cinta, mempertahankan pendapat, benci, cemburu, takut, malu, dapat mempengaruhi cara kita memahami pesan orang lain dan cara kita mempengaruhi orang lain dengan pesan kita sendiri.

Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba untuk memahaminya ketika emosi menimbulkan masalah.

3.   Ketidakkonsistenan antara komunikasi verbal dan non-verbal

Banyak yang berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis sebagai medium utama komunikasi, tetapi pesan yang kita kirimkan dan kita terima amat dipengaruhi oleh faktor nonverbal seperti gerakan tubuh, pakaian, jarak berdiri antar orang yang berbicara, postur, gerakan anggota badan, ekspresi wajah, gerakan mata, dan sentuhan badan. Bahkan pesan yang amat sederhana seperti “Selamat pagi”, dapat di sampaikan dengan maksud berbeda-beda dengan komunikasi nonverbal.

Kunci untuk menghilangkan ketidakkonsistenan dalam komunikasi adalah mewaspadainya dan berjaga-jaga agar tidak mengirimkan pesan palsu. Komunikasi nonverbal harus selaras dengan pesan verbal.

4.   Kepercayaan

Seorang penerima mempercayai atau mencurigai suatu pesan pada umunya merupakan fungsi kredibilitas dari pengririm dalam pikiran penerima. Kredibilitas pengirim dipengaruhi oleh lingkungan dalam konteks dia mengirirmkan pesan.

Pada umumnya, kredibilitasseorang pemimpin akan tinggi kalau dia dianggap oleh orang lain berpengetahuan luas, dapat dipercaya, dan tulus menyangkut kesejahteraan lain. Kredibilitas merupakan hasil dari proses jangka panjang yang mana kejujuran seseorang, keadilan, dan maksud baik dikenal oleh orang lain.

Seorang pemimpin dituntut untuk menguasai komunikasi verbal secara efektif. Untuk itu maka sebaiknya menyadari kelemahannya dan berusaha menutupi kekurangannya dengan mengupayakan diri memperbaiki diri. Usaha yang dapat dilakukan adalah mempraktikkan kemahiran bicaranya di pantai dan berpidato di sana. Dia keluarkan suaranya sekeras-kerasnya melawan suara ombak. Tentu saja, dengan seringnya berlatih demikian, maka pada saat menghadapi audiens atau lawan bicara yang sebenarnya dia tidak mendapat kesulitan lagi.

Usaha kedua yang dapat dilakukan adalah mengikuti training mengenai komunikasi. Seperti disebutkan di atas, keterampilan dalam berkomunikasi secara efektif dapat dipelajari dan dikuasai dengan latihan rutin dan berkesinambungan secara terus menerus. Untuk itu, saat ini ada lembaga yang menyelenggarakan training, khusus melatih pesertanya dalam keterampilan berkomunikasi efektif.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menciptakan suatu komunikasi yang efektif.

1.    Ketahui mitra bicara (Audience)

Kita harus sangat sadar dengan siapa kita bicara, apakah dengan orang tua, anak-anak, laki-laki atau perempuan, status sosialnya seperti apa pangkat, jabatan dan semacamnya petani, pengusaha, guru, kyai, dan lain-lain. Dengan mengetahui audience kita, kita harus cerdik dalam memilih kata-kata yang digunakan dalam menyampaikan informasi atau buah fikiran kita. Artinya, bahasa yang dipakai harus sesuai dengan bahasa yang mudah dipahami oleh audience kita. Berbicara dengan orang dewasa tentu akan sangat berbeda dengan berbicara kepada ana-kanak.

Berbicara dengan atasan tentu akan berbeda berbicara pada bawahan atau teman sederajat. Pengetahuan mitra bicara kitapun harus diperhatikan. Informasi yang disampaikan mungkin saja bukan hal yang baru bagi mitra kita, tetapi kalau penyampaiannya dengan menggunakan jargon-jargon atau istilah-istilah yang tidak dipahami oleh mitra, informasi atau gagasan yang kita sampaikan bisa saja tidak dapat dipahami. Jadi, dengan memperhatikan mitra bicara kita, kita akan dapat menyesuaikan diri dalam berkomunikasi dengannya.

2.    Ketahui tujuan

Tujuan kita berkomunikasi akan sangat menentukan cara kita menyampaikan informasi, tentu komunikasi kita bersifat pengumuman. Tetapi bila kita bermaksud membeli atau menjual barang komunikasi kita akan bersifat negosiasi. Lain pula cara kita berkomunikasi apabila tujuan kita untuk menghibur, membujuk, atau sekedar basa-basi.

3.    Perhatikan Konteks

Konteks disini bisa berarti keadaan atau lingkungan pada saat berkomunikasi. Pada saat berkomunikasi, konteks sangat berperan dalam memperjelas informasi yang disampaikan. Formalitas dalam konteks tertentu juga dapat mempengaruhi cara berkomunikasi seseorang. Gaya komunikasi atasan dan bawahan di lingkungan dunia kerja, bahkan komunikasi antar sesama atasan maupun sesama bawahan pasti berbeda. Apabila orang-orang ini bertemu di luar kantor gaya komunikasi diantara mereka akan sangat lain dengan gaya pada saat mereka berada di kantor. Mengirim bunga kepada orang yang berulang tahun atau kepada orang yang kita kasihi, akan berbeda maknanya bila disampaikan kepada orang yang sedang berduka. Bahkan jenis bunga yang disampaikanpun membawa pesan atau kesan tersendiri.

4.    Pelajari Kultur

Kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat juga perlu diperhatikan dalam berkomunikasi.

5.    Pahami Bahasa.

Bahasa menunjukkan bangsa artinya bahasa dapat menjadi identitas suatu bangsa. Dengan memahami bahasa orang lain berarti berusaha menghargai orang lain. Tetapi memahami bahasa di sini tidak berarti harus memahami semua bahasa yang dipakai oleh mitra bicara kita. Yang lebih penting adalah memahami gaya orang lain berbahasa. Untuk memperjelas pesan yang hendak disampaikan dalam berkomunikasi, gunakanlah kalimat-kalimat sederhana yang mudah dipahami. Kalimat panjang dan kompleks seringkali mengaburkan makna. Kepiawaian dalam menggunakan kalimat-kalimat yang sederhana dan tepat dalam berbahasa akan sangat mempengaruhi efektifitas komunikasi kita.

3.    Strategi Komunikasi Organisasi dari Pimpinan ke Anggota (Downward Communication)

Gibson dalam Syasyikirana mengungkapkan bahwa dalam strategi komunikasi perlu adanya rasa saling saling percaya yang diciptakan antara komunikator dan komunikan. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil. Tidak adanya rasa saling percaya akan menghambat komunikasi.

            Sebelum melancarkan proses komunikasi, hal yang harus dilakukan adalah mempelajari siapa yang akan menjadi sasaran komunikasi pimpinan. Adapun hal-hal yang perlu diketahui dari komunikan adalah kerangka referensi dan situasi serta kondisi mereka.

            Tiap individu memiliki karakter yang berbeda-beda oleh karena itu perlakuan saat memberikan informasi atau pesan juga berbeda-beda. Hal tersebut berlaku bila akan mengomunikasikan secara personal, namun bila secara serentak biasanya diumumkan saat rapat mingguan setiap hari Sabtu atau saat rapat kecil yang berbeda-beda setiap timnya.

                        Unsur selanjutnya yang menjadi penting adalah bagaimana mengemas pesan atau instruksi tersebut agar ditanggapi oleh komunikan. Pengemasan pesan akan mempengaruhi penerimaan pesan itu sendiri oleh komunikan, dalam hal ini adalah anggota. Pada dasarnya sistem komunikasi ke bawah mengandalkan berbagai jenis media cetak dan oral untuk menyebarkan informasi. Beberapa contoh media tertulis menurut Luthans (2006) berupa buku panduan organisasi, buku petunjuk, majalah, koran, dan surat yang dikirim ke rumah atau dibagikan dalam pekerjaan, item papan pengumuman, poster, dan display informasi; dan laporan standar, deskripsi prosedur, dan memo.

Informasi dari pimpinan ke anggota dalam organisasi biasanya mengandalkan komunikasi secara langsung dan tatap muka, biasanya dilakukan pada saat rapat mingguan dan rapat kecil setiap tim. Komunikasi secara lisan secara langsung yang dilakukan pimpinan dirasa sangat penting untuk dilakukan. Karena komunikasi lisan secara tatap muka akan mempengaruhi sikap dan perilaku anggota.

            Bentuk oral communication yang biasa dilakukan berupa rapat dan koordinasi secara personal. Setiap minggu rutin dilaksanakan rapat yang membahas mengenai banyak hal termasuk evaluasi kinerja. Menciptakan suasana rapat yang santai, menurut membuat pesan atau informasi yang mau disampaikan menjadi lebih efektif.

            Agar tidak bosan dengan rapat yang begitu-begitu saja, sesekali suasana rapat dirubah. Terkadang rapat dapat dilakukan di luar kantor sambil makan atau bahkan dilakukan di salah satu rumah anggota rapat. Selain untuk menjadikan pikiran fresh kembali, kekompakan dan silaturahmi antar karyawan menjadi lebih erat.

            Selain menggunakan komunikasi oral atau lisan, sering dilakukan menggunakan metode komunikasi tulisan yang juga di-mix dengan gambar. Sesuai dengan hasil penelitian Pace dan Faules (2006) yang menunjukkan metode lisan diikuti tulisan yang paling efektif.

Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan ke anggota, selain mengandalkan komunikasi langsung juga mengandalkan media, baik elektronik, cetak, maupun majalah dinding untuk mengkomunikasikan informasi yang ada. Namun, media digunakan sebagai pengulang (redundancy/repeatation) dari komunikasi lisan yang telah dilakukan. Redundancy (repeatation) adalah cara mempengaruhi komunikan dengan jalan mengulang-ulang pesan kepada komunikan. Dengan teknik ini komunikan akan lebih memperhatikan pesan itu daripada pesan yang tidak diulang.

Ada beberapa macam media yang dipakai untuk mengkomunikasikan pesan dari pimpinan ke anggota. Yakni, job description, hand book, map, papan pengumuman, surat tertulis, dan memo. Untuk mencapai keseragaman, efesiensi dan efektivitas kerja sesuai yang diharapkan organisasi dapat menggunakan media job description yang mengatur pembagian kerja masing-masing karyawan yang meliputi wewenang dan tugas yang harus dikerjakan.

Selain itu, sebuah organisasi juga dapat menyediakan handbook sebagai buku pedoman atau panduan bagi anggota. Selain itu penggunaan map yang berisikan info-info penting mengenai tugas anggota. Oleh karena itu kehilangan map sama saja kehilangan informasi penting. Selain berfungsi sebagai media penyalur informasi-informasi penting, map juga berfungsi untuk menciptakan suasana akrab. Di dalam map bisa berisikan candaan-candaan lucu sebagai motivasi anggota organisasi, bahkan dapat juga gosip-gosip terbaru di dalam organisasi tersebut.

Sebaiknya map dapat menarik perhatian karyawan. Dari segi bahasa hingga layout juga dibuat semenarik mungkin. Wilbur Schramm mengemukakan apa yang disebut dengan Availability (mudahnya diperoleh) dan Contrast (kontras) kedua hal ini adalah menyangkut dengan penggunaan tanda-tanda komunikasi (sign of communication) dan penggunaan medium (Arifin, 1994).

Metode tulisan yang digunakan dalam menginformasikan pesan dapat juga berbentuk surat. Biasanya penyampaian pesan dengan cara ini menyangkut persoalan kinerja individu atau bisa juga berupa pemberitahuan sesuatu yang bersifat rahasia.

Pesan tertulis lainnya yang bersifat personal adalah memo. Biasanya pimpinan akan membuat memo yang ditempelkan di meja anggota yang diberikan instruksi. Isi memo biasanya bersifat individual yang hanya berisikan instruksi pekerjaan satu orang saja, bukan bersifat umum. Informasi yang bersifat umum biasanya ditempelkan di papan informasi dan map.

Selain budaya yang ada di dalam organisasi, pimpinan juga tidak boleh melupakan budaya eksternal yang sedang berkembang, termasuk perkembangan teknologi informasi. Dewasa ini, budaya berkomunikasi sangat mengapresiasi komunikasi verbal yang terintegrasi dengan teknologi informasi. Jejaring sosial merupakan teknologi komunikasi terkini yang sudah melekat pada generasi muda. Penyampaian informasi tidak bisa lepas menggunakan media sebagai sarana untuk menyebarkan informasi ke anggota. Terlebih penggunaan jejaring sosial (twitter) dan fasilitas chat room seperti Line, BBM, dan Whatsapp. Media elektronik berupa SMS, telepon hingga email, jejaring sosial seperti twitter serta chat room di BBM dan line memang tidak bisa ditinggalkan. Dengan menggunakan media-media tersebut proses komunikasi dapat menjadi lebih mudah dan cepat.

4.    Strategi Komunikasi dari Anggota ke Pimpinan (Upward Communication)

                        Cara penyampaian pesan dari anggota ke pimpinan pun berbeda dengan cara penyampaian pesan yang dilakukan pimpinan ke anggota. Bila, pimpinan menggunakan media sebagai teknik redundancy atau pengulang dari informasi sebelumnya, anggota justru jarang menggunakan media untuk berinteraksi dengan pimpinan. Kalaupun ada itu juga untuk bertanya, bukan untuk mengulang informasi yang diberikan anggota ke pimpinan.

            Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Planty dan Machaver (Pace & Faules 2005) bahwa metode yang paling efektif dari komunikasi ke atas adalah kontak tatap muka sehari-hari dan percakapan di antara pemimpin dan anggota. Komunikasi tatap muka yang dilakukan anggota paling sering terjadi pada saat rapat mingguan maupun rapat tim. Rapat memungkinkan terjadinya komunikasi dua arah, baik dari pimpinan ke anggota maupun anggota ke pimpinan.

                        Berdasarkan media yang dipakai oleh anggota untuk mengkomunikasikan pesan ke pimpinan juga tidak sebanyak seperti informasi yang diberikan pimpinan ke anggota. Sebab, anggota lebih banyak menggunakan komunikasi oral secara tatap langsung. Meskipun demikian tidak menutup kemungkinan kesempatan anggota untuk berkomunikasi melalui media, seperti line, wattsap, dan twitter,

            Biasanya anggota organisasi jarang menggunakan media untuk mengkomunikasikan sesuatu pada pimpinan. Sebagai contoh, papan informasi yang ada sebenarnya bukan hanya diperuntukkan untuk pimpinan saja, namun pihak anggota pun dapat ikut serta untuk menempelkan informasi di sana. Namun sejauh ini hanya pihak pimpinan saja yang menuliskan pesan atau informasi di papan informasi.

            Selain itu, untuk teknik penyampaian pesannya, anggota lebih sering menggunakan metode canalizing, yakni suatu cara yang dilakukan oleh komunikator dengan mengetahui terlebih dahulu tentang referensi/pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki komunikannya, kemudian komunikator menyusun pesan dan metode yang sesuai dengan itu. Agar komunikan dapat menerima pesan yang disampaikan komunikator dan kemudian perlahan-lahan komunikator merubah pola pikir dan sikap komunikan pada arah yang dikehendaki komunikator. Dengan merencanakan pesan sebelum diutarakan ke pimpinan akan membawa dampak yang baik. Misalnya, dalam mengkomunikasikan ide-ide.

            Komunikasi ke atas adalah feedback dari adanya komunikasi ke bawah. Dengan adanya komunikasi ke atas pimpinan dapat memperkuat peralatan untuk merekam ide-ide dan bantuan dari anggotanya. Hal ini membantu pimpinan memperoleh jawaban yang lebih baik mengenai masalah-masalah mereka dan tanggung jawab mereka. Dengan terbukanya komunikasi ke atas, pimpinan dapat membantu arus dan penerimaan komunikasi ke bawah.

 3.13 FAKTOR-FAKTOR ORAGNISASI DALAM KOMUNIKASI

1.      Credibility (Keterpercayaan)

Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor kepercayaan. Dalam hal ini, komunikasi terjadi karena antara komunikator dan komunikan ada hubungan saling mempercayai dan saling membutuhkan. Apabila tidak ada sedikitpun rasa kepercayaan maka komunikasi tidak akan berjalan lancar.

2.      Context (Perhubungan)

Proses komunikasi dipengaruhi oleh faktor perhubungan. Apabila tidak terjadi kontak atau hubungan maka komunikasi tidak akan terjadi. Keberhasilan siatu komunikasi berhubungan erat dengan situasi dan kondisi atau sering disebut dengan sikon ketika komunikasi berlangsung. Sebagai contoh, misalnya keadaan disuatau tempat sedang kacau maka komunikasi tidak akan terjadi.

3.      Content (Kepuasan)

Pada dasarnya, komunikasi harus menimbulkan rasa puas antara kedua belah pihak (komunikator dan komunikan). Kepuasan akan dicapai apabila pesan atau informasi yang disampaikan komunikator dapat diterima dan dimengerti dengan baik dan ada umpan balik dari komunikan.

4.      Clarity (Kejelasan)

Faktor kejelasan sangat penting dalam proses komunikasi. Kejelasan itu meliputi kejelasan berita, kejelasan tujuan yang akan dicapai, dan kejelasan kata-kata yang dipergunakan, serta kejelasan dalam menggunakan bahasa tubuh.

5.      Continuity and consistency (Kesinambungan dan Konsisten)

Komunikasi akan berlangsung lancar jika terjadi kesinambungan dan konsisten hubungan antar kedua belah pihak. Dalam hal semacam ini, komunikasi perlu dilakukan secara terus menerus dan konsisten. Selain itu pesan atau informasi yang disampaikan jangan saling bertentangan.

6.      Capability of audience (Kemampuan komunikan)

Kemampuan komunikan sangat menentukan dalam proses komunikasi. Dalam hal ini, penyampaian pesan atau berita harus disesuakan dengan tingkat pengetahuan dan kemampuan dari pihak komunikan. Oleh karena itu, Komunikator harus memperhatikan dan menggunakan istilah-istilah seperti bahasa dan mimik yang sesuai dan mudah dipahami oleh pendengar. Jangan sampai menggunakan istilah-istilah yang sukar dimengerti komunikan.

7.      Channels of distribution (Saluran pengiriman berita)

Saluran atau sarana yang digunakan dalam menyampaikan pesan atau informasi sangatlah penting dalam proses komunikasi. Sebaiknya menggunakan saluran atau media yang umum digunakan disuatu wilayah tertentu supaya orang lain sebagai komunikan tidak bingung dalam penggunaan media yang digunakan si komunikator.

BAB IV

PENUTUP

4.1 KESIMPULAN

Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan atau berita ke beberapa orang. Dikarenakan komunikasi melibatkan seorang pengirim dan menerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan baliku ntuk menyatakan bahwa pesan telah diterima. Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia karena manusia adalah makhluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses komunikasi kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.

Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan non verbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi non verbal atau bahasa(gerak) tubuh.Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan dan mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbal balik antara pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yg mutualisme antara keduanya.

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiranpesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antar  pribadi dan komunikasi kelompok.Komunikasi yang timbal balik diantara manajer dan pengikut yang ada dalam organisasi sangatlah penting untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Hendarin, Dikdik. Komunikasi Efektif Mengantarkan Kita Kepada Kesuksesan.

[tersedia on line] bandung.lan.go.id. diakses Selasa, 9 September 2014.

Lestari dan Maliki, 2006. Komunikasi yang Efektif Modul Pendidikan Dan Pelatihan

rajabatan Golongan III. Lembaga Administrasi Negara-Republik Indonesia. [tersedia on

line] diklat.jogjaprov.go.id. diakses Selasa, 9 September 2014.

Luthans, Fred. 2006, Organizational Behavior, Mc Graw-Hill, New York.

Muhammad, Arni. 2009, Komunikasi Organisasi, 11th edn, Bumi Aksara, Jakarta.

Pace, R. Wayne & Faules, Don, F. 2005, Komunikasi Organisasi: Strategi

Mengingkatkan Kinerja Perusahaan, 4th edn, Remaja Rosdakarya, Bandung.

Syasyikirana, Wisyesa. Strategi Komunikasi Organisasi antara Pimpinan dan Anggota

Pasca Restrukturisasi Manajemen (Studi Kasus pada DetEksi Jawa Pos). [tersedia on

line] journal.unair.ac.id. diakses Selasa, 9 September 2014.

Winugroho, Agung. Komunikasi Efektif Guna Meningkatkan Kinerja Organisasi.

[tersedia on line] asm.ariyanti.ac.id. diakses Selasa, 9 September 2014.